Częste pytanie zadawane w samej organizacji jak i przez klientów czy auditorów jest zapytanie nas: Jak długo maja być przechowywane zapisy? Najczęściej odpowiedź brzmi: Zgodnie ze specyficznymi wymaganiami klientów. Ale co ta odpowiedz dokładnie znaczy? I gdzie szukać odpowiedzi? Najszybciej można by odwołać się do CSR, które precyzyjnie bądź czasem nieprecyzyjnie wskazują na tego typu wymagania. I tak dla przykładu: Jak długo przechowywane mają być zapisy dotyczące zatwierdzeń części do produkcji ? Podręcznik PPAP AIAG rozdział 6 – „zapisy mają być przechowywane tak długo jak długo część jest aktywna plus jeden rok kalendarzowy”. Słowa klucz w tym przypadku to aktywność części, gdzie w tym samym podręczniku zostało zdefiniowane jako część, która jest na bieżąco dostarczana do klienta jako część OEM lub w serwisie, wiec z tego zapisu ciężko jest wywnioskować dokładnie jak proces przechowywania zapisów odnośnie ilości lat ma zostać wdrożony jeśli np. produkujemy części do flagowego modelu Fiata Ducato, który swoją premierę miał w październiku 1981r.

Sensowną odpowiedzią na to pytanie wydaje się podręcznik VDA1 – „Udokumentowana informacja i jej przechowywanie” (standard klienta niemieckiego). Ale co to właściwie oznacza dokumentacja? Patrząc na rozdział dotyczący definicji zostało określone, że dokumentacja to wszystkie informacje, które są wykorzystywane wewnątrz jak i na zewnątrz firmy i jej otoczenia. Sama dokumentacja jako całość została podzielona na dokumentację tymczasową, dokumenty wskazujące i samą informację. Aby dalej można było rozróżnić typy dokumentów zostały podzielone na klasyfikację dokumentacji a sam okres przechowywania jako zdarzenie polegające na stworzeniu takiego dokumentu. Idąc jeszcze dalej to również w tym rozdziale znajdziemy informację odnośnie definicji przechowywania (archiwizacji), co zostało określone jako długookresowe, uporządkowane, chronione i zabezpieczone przed zmianami kolekcjonowanie dokumentacji. Zanim w ogóle zajmiemy się w systemach zarządzania jakością tematyką udokumentowanej informacji koniecznym staje się pełny opis czym dokładnie nasze zasoby papierowe jak i elektroniczne dysponują z wyłączeniem dokumentów, które służą komunikacji. Tutaj można byłoby się pochylić nad formą komunikacji jaką jest email – jest to plik komunikacji ale wedle VDA1 nie jest przechowywany jak dokumentacja i dalej jeśli dostaniemy odstępstwo w email to jest to komunikacja czy dokumentacja ?

Podręcznik VDA 1 klasyfikuje dokumentacje na 3 obszary: Rozwój wyrobu do którego miedzy innymi możemy zaliczyć dokumentacje dotyczącą rozwoju, wyrobu seryjnego oraz zatwierdzenia, itp; Zakupy i logistyka stanowią jedną grupę i tutaj zostały przypisane dokumenty związane z zamówieniami, zapytań czy ofert, itp; Produkcja – planowanie produkcji, bieżący proces produkcji, zapewnienie jakości w planowaniu jakości, itp.

Rozdział 5 poświęcony jest postepowaniu z dokumentacja w tym właśnie klasyfikowanie, tworzenie, sprawdzanie, zatwierdzenie, wydawanie, udostępnianie i wiele innych. A meritum odnośnie czasookresów przechowywania jest zdefiniowane w przykładach zawartych w rozdziale 7 i tak dla przykładu dokumentacja dotycząca wyrobu seryjnego taka jak np. wszystkie zatwierdzenia maja okres przechowywania 30 lat od momentu sporządzenia ale dokumentacja dotycząca rozwoju wyrobu w produkcji przedseryjnej taka jak np. statusy rozwoju to okres przechowywania jest tylko 5 letni.

Inna sprawa jest taka, że kto w dzisiejszych czasach w ogóle zastanawia się nad usuwaniem informacji z zasobów systemowych. W obecnych czasach powstaje inne sformułowanie, które tak naprawdę daje nam przyzwolenie na przechowywanie udokumentowanej informacji w formie elektronicznej w niekończącym się zakresie pojemności. To sformułowanie to „przyrost danych”, wykorzystywany jako jeden z zapytań podczas przeglądu związanego z bezpieczeństwem informacji.